Cách vận hành quản lý tài sản và cơ sở vật chất có trách nhiệm
Các quản lý tài sản và cơ sở vật chất đưa ra các quyết định ảnh hưởng đến nhà ở, nơi làm việc, tòa nhà công cộng, tiền chung và an toàn hàng ngày. Trách nhiệm của họ có thể mở rộng từ quản lý hành chính và liên lạc với cư dân đến thang máy, hệ thống chống cháy, sưởi ấm, mái nhà, kiểm soát ra vào và các công trình cải tạo lớn. Một hoạt động đáng tin cậy phải làm cho quyền hạn, ưu tiên, bằng chứng và chi tiêu trở nên minh bạch.
Hướng dẫn này là khuôn khổ vận hành chung, không phải lời khuyên kỹ thuật, pháp lý, kế toán hoặc về tài sản theo thẩm quyền cụ thể. Luật về quyền sử dụng, hợp tác, cộng đồng, đấu thầu công, xây dựng và kiểm tra khác nhau. Hãy sử dụng các chuyên gia có năng lực và yêu cầu địa phương hiện hành.
Xác định nhiệm vụ quản lý
Ghi chép tất cả các tài sản, khu vực chung, dịch vụ, tài sản và hoạt động trong phạm vi. Phân biệt trách nhiệm của chủ sở hữu, ban quản trị, hợp tác xã, cộng đồng, khu phố, người thuê và đại lý quản lý.
Ghi lại giới hạn phê duyệt, quyền được ủy quyền và các vấn đề dành cho bỏ phiếu hoặc cơ quan công quyền. Không cam kết quỹ chung hoặc thay đổi tài sản mà không có thẩm quyền hợp lệ.
Thiết lập quản trị chịu trách nhiệm
Duy trì thông tin các người ra quyết định hiện tại, quy tắc cuộc họp, số lượng đủ điều kiện, quyền bỏ phiếu, xung đột và biên bản. Cung cấp cho cư dân hoặc người cư trú thông tin dễ tiếp cận về cách các quyết định được đề xuất, phê duyệt và thách thức.
Tách biệt việc đề xuất, phê duyệt, mua sắm và thanh toán khi có thể. Quyền hạn khẩn cấp nên được xác định trước và xem xét lại sau đó.
Tạo một sổ đăng ký tài sản đầy đủ
Ghi lại quyền sở hữu hoặc các ranh giới kiểm soát, diện tích sàn, mục đích sử dụng, số lượng cư dân, bản vẽ, bảo hành, quyền sử dụng đất, hợp đồng thuê, giấy phép và các chứng chỉ liên quan. Liên kết tài sản với vị trí chính xác của chúng.
Giải quyết các khoảng trống và phiên bản mâu thuẫn. Một bảng tính chưa được xác minh không phải là hồ sơ tòa nhà đáng tin cậy chỉ vì nó đã được sử dụng nhiều năm.
Xây dựng danh mục tài sản
Xác định cấu trúc, mái, mặt tiền, hệ thống thoát nước, sưởi ấm, làm mát, thông gió, điện, thang máy, phòng cháy chữa cháy, nước, lối ra vào, an ninh và các công trình bên ngoài. Ghi lại mẫu mã, tuổi thọ, tình trạng, mức độ quan trọng, bảo hành và yêu cầu bảo trì.
Áp dụng các mã định danh nhất quán cho thiết bị, tài liệu, kiểm tra và lệnh công việc. Cập nhật sổ đăng ký sau khi thay thế hoặc sửa đổi.
Đánh giá rủi ro của tòa nhà và dịch vụ.
Đánh giá các rủi ro về cháy, cấu trúc, điện, gas, nước, legionella, thang máy, amiăng hoặc vật liệu nguy hiểm, an ninh, thời tiết, khả năng tiếp cận và lao động theo khả năng áp dụng. Xếp hạng theo hậu quả và khả năng xảy ra.
Chỉ định các biện pháp kiểm soát, người chịu trách nhiệm và ngày đánh giá. Số lượng khiếu nại thấp không chứng minh rằng các rủi ro kỹ thuật tiềm ẩn đã được kiểm soát.
Lập kế hoạch kiểm tra theo luật định
Tạo lịch tuân thủ cho mọi kiểm tra, thử nghiệm, chứng chỉ và báo cáo bắt buộc. Xác định nhà cung cấp có năng lực, nhu cầu truy cập, bằng chứng và hành động sau khi phát hiện vấn đề.
Không coi ngày kiểm tra là hoàn thành nếu vẫn còn lỗi tồn đọng. Theo dõi mỗi hành động khắc phục cho đến khi được xác minh đóng lại.
Phát triển bảo trì phòng ngừa
Thiết lập các nhiệm vụ và tần suất từ luật pháp, hướng dẫn của nhà sản xuất, tình trạng, mức sử dụng và hậu quả của sự cố. Cân bằng công việc lập kế hoạch, dự đoán và sửa chữa thay vì chỉ dựa vào phản ứng sự cố.
Xem xét các nhiệm vụ bị bỏ lỡ, các thất bại lặp lại và các cuộc gọi khẩn cấp. Kế hoạch phòng ngừa phải được thay đổi khi có bằng chứng cho thấy khoảng thời gian hoặc phương pháp không hiệu quả.
Vận hành một bàn dịch vụ rõ ràng
Cung cấp các tuyến đường tiếp cận cho sự cố, yêu cầu, khiếu nại và tình huống khẩn cấp. Ghi nhận vị trí, triệu chứng, mức độ khẩn cấp, người bị ảnh hưởng, hình ảnh và thông tin liên lạc trong hồ sơ có cấu trúc.
Cấp một mã tham chiếu và truyền đạt kỳ vọng phản hồi thực tế. Không đóng yêu cầu chỉ vì nó đã được chuyển cho nhà thầu.
Phân loại công việc một cách nhất quán
Xác định các hạng mục khẩn cấp, cấp bách, thường xuyên và theo kế hoạch với ví dụ và thời gian mục tiêu. Xem xét an toàn, mất dịch vụ thiết yếu, tính dễ bị tổn thương, sự lan truyền thiệt hại và số lượng cư dân bị ảnh hưởng.
Cho phép nhân viên có năng lực vượt quyền hạng mục với lý do được ghi lại. Nguyên tắc ai đến trước, phục vụ trước không phải là một hệ thống ưu tiên rủi ro đầy đủ.
Bảo vệ cư dân dễ bị tổn thương
Duy trì thông tin hợp pháp, cân xứng về những người có thể cần giúp đỡ trong thời gian mất điện, sơ tán hoặc công tác tiếp cận. Thống nhất các phương án truyền thông và hỗ trợ mà không gây kỳ thị đối với cư dân.
Lên kế hoạch cho các nhu cầu về di chuyển, cảm giác, nhận thức, sức khỏe và ngôn ngữ. Bảo vệ thông tin này với các kiểm soát nghiêm ngặt về truy cập và lưu giữ.
Giao tiếp một cách bao quát
Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, bản dịch phù hợp và các định dạng dễ tiếp cận cho các công việc, sự cố, cuộc họp, chi phí và tình huống khẩn cấp. Nêu rõ những gì sẽ xảy ra, khi nào, ai bị ảnh hưởng và nơi nào có thể nhận trợ giúp.
Tách biệt các dữ liệu đã xác nhận khỏi ước tính. Cập nhật thông tin cho mọi người khi kế hoạch thay đổi thay vì để một thông báo đã hết hạn là thông tin duy nhất.
Quản lý quyền truy cập và chìa khóa
Kiểm soát chìa khóa, thẻ, mã, phòng thiết bị, mái nhà, khoảng trống và các đơn vị bỏ trống. Ghi lại việc phát hành, trả lại và quyền hạn và thay đổi quyền truy cập ngay lập tức sau khi mất hoặc thay đổi nhân sự.
Lập kế hoạch thông báo hợp pháp và đi cùng khi vào không gian đang có người sử dụng. Quyền truy cập khẩn cấp không bao giờ được trở thành tiện ích thường xuyên.
Đánh giá nhà thầu
Đánh giá quyền hạn, năng lực, bảo hiểm, nhân sự, thiết bị, hồ sơ an toàn và khả năng thực hiện công việc thực tế. Xác định việc thuê thầu phụ và các yêu cầu bằng chứng trước khi trao hợp đồng.
Hướng dẫn của EU-OSHA nhấn mạnh việc đánh giá rủi ro chung, trao đổi thông tin và giám sát khi khách hàng và nhà thầu tương tác. Giá thấp nhất không phải là phương pháp lựa chọn hợp lý cho công việc quan trọng về an toàn.
Kiểm soát công việc bảo trì
Ban hành phạm vi công việc rõ ràng, tài sản, bản vẽ, nguy cơ, cách ly, quyền truy cập, giấy phép, bảo vệ, tiêu chí thử nghiệm và bàn giao. Phối hợp với những người cư ngụ và các hoạt động diễn ra đồng thời.
Kiểm tra các giai đoạn ẩn hoặc quan trọng về an toàn trước khi chúng được che phủ. Yêu cầu hồ sơ cập nhật và bàn giao an toàn, sạch sẽ.
Sử dụng giấy phép cho các công việc rủi ro cao.
Áp dụng giấy phép cho công việc nóng, cô lập điện, không gian hạn chế, mái nhà, khai thác và làm suy giảm hệ thống phòng cháy hoặc an ninh. Xác minh điều kiện tại công trường, không chỉ tại bàn làm việc.
Đóng giấy phép sau khi kiểm tra và khôi phục các biện pháp bảo vệ. Giấy phép hết hạn không thể cho phép công việc kéo dài.
Quản lý an toàn phòng cháy.
Duy trì hệ thống phát hiện, báo động, phân vùng, cửa, hệ thống chữa cháy, đèn thoát hiểm, biển báo và các lối đi rõ ràng theo yêu cầu áp dụng. Kiểm soát sự thay đổi về sử dụng, lưu trữ và mật độ người dùng.
Lập kế hoạch cho cư dân hoặc khách cần hỗ trợ và phối hợp với dịch vụ khẩn cấp. Xem sự suy giảm hệ thống phòng cháy như một rủi ro đang diễn ra cần các biện pháp tạm thời.
Duy trì vệ sinh nước
Hiểu về bồn chứa, máy nước nóng, đầu ra, nhánh sử dụng ít, nhiệt độ và cư dân dễ bị ảnh hưởng. Sử dụng đánh giá rủi ro có năng lực, giám sát, xả nước, làm sạch và hành động khắc phục khi cần thiết.
Ghi lại các thay đổi và thời gian trống kéo dài. Không tái khởi động hệ thống tĩnh mà không đánh giá nguy cơ vệ sinh.
Vận hành hệ thống sưởi, thông gió và làm mát
Định nghĩa sự thoải mái, chất lượng môi trường trong nhà, sương giá, độ ẩm và các yêu cầu không gian quan trọng. Giám sát hiệu suất hoạt động của thiết bị và các khiếu nại mà không sử dụng việc giảm năng lượng để biện minh cho các điều kiện không an toàn.
Duy trì bộ lọc, thiết bị điều khiển và hệ thống phân bố. Điều tra sự mất cân bằng và các điều chỉnh tạm thời lặp đi lặp lại thay vì làm cho chúng trở nên bình thường.
Cải thiện hiệu suất năng lượng.
Thiết lập các cơ sở dữ liệu đáng tin cậy theo đồng hồ đo, tòa nhà, thời tiết và mức độ sử dụng. Ưu tiên các biện pháp kiểm soát, bảo trì và vật liệu dựa trên chi phí vòng đời và tác động đến người sử dụng.
Chỉ thị EU 2024/1275 thúc đẩy hiệu suất năng lượng cải thiện và giảm phát thải từ tòa nhà đồng thời cân nhắc chất lượng môi trường trong nhà và tính hiệu quả về chi phí. Áp dụng việc triển khai quốc gia và các yêu cầu chứng nhận hợp lệ.
Lên kế hoạch cho các sửa chữa và cải tạo lớn
Sử dụng khảo sát tình trạng, rủi ro, chi phí vòng đời và các nghĩa vụ pháp lý để tạo kế hoạch nhiều năm. Xác định phạm vi, trách nhiệm thiết kế, phê duyệt, mua sắm, tham vấn cư dân và dự phòng.
Đánh giá amiăng, kết cấu, phòng cháy chữa cháy, khả năng tiếp cận, năng lượng và tác động đối với tòa nhà đang sử dụng cùng nhau. Tránh giải quyết một vấn đề về hiệu suất bằng cách tạo ra vấn đề khác.
Duy trì khả năng tiếp cận
Xem xét các tuyến đường, lối vào, cửa, thang máy, nhà vệ sinh, biển chỉ dẫn, hệ thống chiếu sáng, âm học và các kênh dịch vụ kỹ thuật số không bậc thang. Bao gồm các tuyến đường tạm thời trong thời gian xây dựng và khi thiết bị hỏng.
Tham khảo người dùng thực tế và ghi lại các rào cản. Truy cập hợp lý phụ thuộc vào toàn bộ hành trình, không phải chỉ một thành phần tuân thủ.
Quản lý tài chính một cách minh bạch
Tách quỹ của khách hàng hoặc cộng đồng khi cần, kiểm soát quyền truy cập ngân hàng và đối chiếu tài khoản. Xây dựng ngân sách từ hợp đồng, tiện ích, bảo trì theo kế hoạch, dự trữ và các khoản rủi ro hợp lý.
Báo cáo chi tiêu thực tế, cam kết và dự kiến dưới dạng dễ hiểu. Giải thích các sai lệch đáng kể trước khi yêu cầu thêm chi phí.
Xây dựng dự trữ đầy đủ
Sử dụng tuổi thọ tài sản, tình trạng và dự báo chi phí để lập kế hoạch quỹ dài hạn. Cập nhật các giả định về lạm phát, quy định, năng lượng và các khuyết điểm được phát hiện.
Không sử dụng quỹ dự phòng cho các cải tiến ngắn hạn không liên quan về hình thức nếu không có thẩm quyền hợp pháp. Việc thiếu kinh phí nên được công khai, không che giấu bằng các ngày tháng lạc quan.
Mua sắm công bằng và ghi chép giá trị.
Xác định nhu cầu và tiêu chí đánh giá trước khi yêu cầu báo giá. So sánh phạm vi công việc, loại trừ, chất lượng, rủi ro, chi phí vòng đời và năng lực, không chỉ tổng số.
Quản lý xung đột và giữ lại hồ sơ kiểm toán. Các cơ quan công hoặc cộng đồng có thể có nghĩa vụ cụ thể về mua sắm và minh bạch.
Quản lý hợp đồng một cách chủ động
Theo dõi việc huy động, mức độ dịch vụ, các chuyến thăm được lên kế hoạch, các khiếm khuyết, thay đổi, hóa đơn và hạn sử dụng. Xác minh hiệu suất dựa trên bằng chứng trước khi thanh toán.
Không cho phép các dịch vụ bổ sung không chính thức lặp đi lặp lại thay thế cho kiểm soát thay đổi. Chuẩn bị đấu thầu lại hoặc chuyển giao đủ sớm để bảo vệ tính liên tục.
Bảo vệ dữ liệu cá nhân và dữ liệu bảo mật.
Kiểm kê dữ liệu cư dân, người thuê, khách tham quan, nhân viên, truy cập, CCTV, thanh toán và khiếu nại. Xác định mục đích hợp pháp, quyền truy cập, lưu trữ, tiết lộ và phản ứng sự cố.
Giảm thiểu các ghi chú nhạy cảm và hạn chế thông tin an ninh tòa nhà. Sự tiện lợi không biện minh cho việc lưu trữ vô thời hạn hoặc quyền truy cập rộng rãi của nhà thầu.
Quản lý hệ thống CCTV và truy cập.
Mục đích tài liệu, phạm vi, sự cần thiết, biển hiệu, quyền xem, lưu trữ và xử lý yêu cầu. Tránh ghi lại các khu vực hoặc âm thanh vượt quá nhu cầu hợp lý.
Xuất dữ liệu kiểm toán và quyền truy cập đặc quyền. Một hệ thống bảo mật có thể tạo ra rủi ro riêng tư và mạng nếu không được quản lý.
Chuẩn bị kế hoạch khẩn cấp và kế hoạch duy trì liên tục.
Lập kế hoạch cho cháy, lũ lụt, vấn đề kết cấu, gas, điện, nước, sưởi ấm, mắc kẹt trong thang máy, thời tiết khắc nghiệt, tấn công mạng và cơ sở vật chất không có sẵn. Xác định chỉ huy, cách ly, sơ tán hoặc trú ẩn, liên lạc và phục hồi.
Duy trì thông tin liên hệ hiện tại, bản vẽ, các điểm ngắt và sắp xếp cho người dễ bị tổn thương. Thực hành các kịch bản thực tế ngoài giờ làm việc bình thường.
Điều tra các sự cố và thất bại
Bảo quản bằng chứng sau khi bị thương, rò rỉ nước, hỏa hoạn, mất điện, vi phạm an ninh hoặc suýt xảy ra sự cố. Xác định nguyên nhân về kỹ thuật, con người, nhà thầu và quản trị.
Theo dõi hành động khắc phục và chia sẻ bài học liên quan với các cư dân bị ảnh hưởng. Thông báo bảo hiểm không thay thế đánh giá phòng ngừa.
Đo lường hiệu suất dịch vụ.
Theo dõi hành động an toàn, hoàn thành phòng ngừa, lỗi lặp lại, phản ứng và khôi phục, năng lượng, nước, khiếu nại, khuyết điểm của nhà thầu, nợ xấu và độ chính xác dự báo. Phân đoạn kết quả theo tính quan trọng của tài sản và bất động sản.
Tránh các chỉ số khuyến khích kết thúc công việc sớm. Xác minh một mẫu công việc đã hoàn thành với cư dân và kiểm tra thực tế.
Kiểm toán và cải thiện quản lý
Cơ quan kiểm toán, các quyết định, tài chính, hồ sơ tài sản, kiểm tra, bảo trì, nhà thầu, dữ liệu, khả năng tiếp cận và sẵn sàng đối phó khẩn cấp. Bao gồm hội đồng quản trị, hợp tác xã và các đại lý quản lý trong phạm vi.
Công bố các kết quả thích hợp và kết thúc các phát hiện. Quản lý tài sản có trách nhiệm làm cho cả tình trạng của tòa nhà và lý do phía sau các quyết định trở nên minh bạch.