Cách mua sắm và phân phối đồ uống có cồn một cách có trách nhiệm
Bia, rượu vang và rượu mạnh là các sản phẩm thực phẩm, hàng hóa hạn tuổi và thường là các sản phẩm chịu thuế tiêu thụ đặc biệt cùng một lúc. Một lô hàng có thể là hàng thật và chất lượng tốt nhưng vẫn bất hợp pháp vì người điều hành, giấy tờ vận chuyển, nhãn mác, tình trạng thuế hoặc kênh bán hàng bị sai. Mua bán không chính thức tạo ra rủi ro quản lý và uy tín không cân xứng.
Hướng dẫn này dành cho thương mại được cấp phép hợp pháp và không hỗ trợ trốn thuế, cấp phép hoặc hạn chế tuổi. Luật về rượu khác nhau rõ rệt theo quốc gia, vùng và thành phố. Hãy xin lời khuyên hiện tại từ các cơ quan hải quan, thuế tiêu thụ đặc biệt, thực phẩm, cấp phép và y tế công cộng trước khi thực hiện sản xuất, nhập khẩu, bán buôn hoặc bán lẻ.
Xác định mô hình kinh doanh
Nêu rõ tổ chức có sản xuất, nhập khẩu, xuất khẩu, lưu kho dưới chế độ hoãn thuế, bán sỉ, bán lẻ hay bán từ xa hay không. Xác định từng quốc gia và loại khách hàng. Giấy phép cho một hoạt động hoặc cơ sở có thể không cho phép hoạt động khác.
Vẽ sơ đồ sở hữu và di chuyển vật lý một cách riêng biệt. Hàng hóa có thể đi qua các kho và nhà cung cấp logistics mà không theo đường hóa đơn. Cả hai luồng phải được hiểu rõ trước khi ký hợp đồng.
Xây dựng một ma trận quy định
Liệt kê các giấy phép, đăng ký thuế tiêu thụ đặc biệt, yêu cầu về kinh doanh thực phẩm, mã số hải quan, phê duyệt sản phẩm, quy định về đóng gói và giấy phép bán hàng địa phương. Chỉ định các chủ sở hữu chịu trách nhiệm, ngày gia hạn và bằng chứng. Bao gồm quảng cáo, bán hàng trực tuyến và giao hàng.
Hướng dẫn của TTB Hoa Kỳ, ví dụ, yêu cầu giấy phép cho nhập khẩu và bán buôn có điều kiện và lưu ý các yêu cầu bổ sung của tiểu bang và địa phương. Cơ quan điểm đến, chứ không phải nhà cung cấp nước ngoài, quyết định những gì cần thiết.
Xác minh mọi đối tác thương mại
Kiểm tra tên hợp pháp, quyền sở hữu thực sự khi cần, tình trạng thuế và thuế tiêu thụ đặc biệt, giấy phép, cơ sở kinh doanh và tài khoản ngân hàng. Sử dụng các đăng ký chính thức và lấy sự ủy quyền bằng văn bản cho các nhà phân phối. Kiểm tra các lệnh trừng phạt và hạn chế thương mại theo luật áp dụng.
Lặp lại việc xác minh định kỳ và khi thông tin thanh toán hoặc giao hàng thay đổi. Một thương hiệu chính hãng được cung cấp bởi người bán chưa được phép hoặc không thể truy xuất nguồn gốc vẫn là một rủi ro nghiêm trọng.
Phân loại đúng mỗi loại đồ uống
Xác định xem sản phẩm là bia, rượu vang, đồ uống lên men, sản phẩm trung gian hay rượu mạnh theo quy định của nơi đến. Ghi lại nồng độ cồn, thành phần, phương pháp sản xuất, bao bì và thị trường dự kiến. Phân loại ảnh hưởng đến thuế, công thức và nhãn mác.
Không suy diễn phân loại dựa trên tên thương mại. Các sản phẩm có hương vị, pha trộn hoặc ít cồn có thể vượt qua định nghĩa pháp lý. Khi có sự nghi ngờ quan trọng, cần lấy quyết định chính thức hoặc ý kiến chuyên gia.
Xác nhận quyền sản xuất và quyền sử dụng sản phẩm.
Xác minh đăng ký tại cơ sở sản xuất, các giấy phép liên quan và các phê duyệt sản phẩm cụ thể. Đối với sản xuất theo hợp đồng, xác định ai sở hữu công thức, hồ sơ, nhãn và các quyết định phát hành. Đảm bảo nhà sản xuất được nêu tên trùng với cơ sở sản xuất thực tế.
TTB mô tả giấy phép và phê duyệt nhãn là các biện pháp kiểm soát riêng biệt ở Hoa Kỳ. Các thị trường khác sử dụng các cơ chế khác nhau. Giấy phép sản xuất không tự động phê duyệt tất cả các công thức hoặc nhãn.
Lập kế hoạch tình trạng thuế tiêu thụ
Xác định nơi thuế quan trở nên phải thu, ai là người chịu trách nhiệm, liệu hàng hóa có được vận chuyển dưới cơ chế tạm hoãn hay không và các đảm bảo áp dụng là gì. Mô phỏng dòng tiền thuế và các khoản lỗ. Giữ số lượng sản phẩm, độ mạnh và bao bì đồng bộ giữa hồ sơ thương mại và hồ sơ thuế tiêu thụ.
Ủy ban Châu Âu giải thích rằng các quy định chung của EU điều chỉnh sản xuất, lưu trữ và vận chuyển, với các kho thuế và các nhà điều hành được ủy quyền. Các mức thuế quốc gia có thể vượt quá mức tối thiểu đã được hài hòa.
Kiểm soát việc di chuyển hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt
Sử dụng các tài liệu điện tử và kèm theo bắt buộc và kiểm tra người gửi, người nhận, cơ sở và mã sản phẩm trước khi gửi. Ở EU, EMCS ghi lại việc di chuyển thương mại của hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt; các tài liệu hành chính điện tử khác nhau đối với việc di chuyển tạm hoãn và đã nộp thuế.
Giám sát các lô hàng được chấp nhận, chuyển hướng, từ chối và đã xả. Giải quyết các sai lệch kịp thời. Không cho phép xe tải rời đi dựa trên lời hứa rằng tài liệu sẽ được sửa sau.
Quản lý nhập khẩu một cách có chủ ý
Xác nhận người nhập khẩu hợp pháp, phân loại hải quan, xuất xứ, định giá, thuế, giấy chứng nhận và kiểm tra biên giới. Thiết lập trách nhiệm đối với hàng hóa bị từ chối hoặc bị giữ lại và chi phí lưu kho. Kiểm tra xem mẫu có tuân theo các quy định riêng hay không.
Hướng dẫn của TTB Mỹ nêu rằng các nhà nhập khẩu cần có giấy phép áp dụng, đăng ký đại lý, thuế và phí, và phê duyệt nhãn cho các sản phẩm được bao phủ. Tích hợp các yêu cầu tương đương của điểm đến vào lịch trình mua hàng.
Xác minh nhãn mác và bao bì
Xem xét tên pháp lý, loại, khai báo cồn, thể tích, xuất xứ, chất gây dị ứng, người điều hành chịu trách nhiệm, xác định lô, cảnh báo sức khỏe, ngôn ngữ và thông tin đặt cọc nếu áp dụng. Phê duyệt tác phẩm cuối cùng, không chỉ danh sách văn bản.
Kiểm tra bao bì, nắp đậy, gói đa sản phẩm và thùng ngoài. Việc phê duyệt sản phẩm và nhãn mác có thể liên kết với nhau. Kiểm soát các tập tin in và các bản sửa đổi để đảm bảo thiết kế không được phép không đến được sản xuất.
Xác nhận thành phần và chất lượng
Đặt các thông số kỹ thuật cho độ cồn, hồ sơ cảm quan, vi sinh, chất gây ô nhiễm, mức độ đóng gói, cacbonat hóa, bao bì và hạn sử dụng. Xác định phương pháp thử, lấy mẫu và quyền phê duyệt. Yêu cầu bằng chứng từ phòng thí nghiệm được công nhận khi có lý do chính đáng.
Sử dụng mẫu lưu và giấy chứng nhận lô. Đối với rượu vang, các tuyên bố về niên vụ, chỉ dẫn địa lý và giống nho yêu cầu bằng chứng có thể truy xuất. Đối với bia và rượu mạnh, quản lý thay đổi công thức hoặc thời gian ủ thông qua phê duyệt chính thức.
Ngăn chặn hàng giả và chuyển hướng
Mua qua các kênh xác thực và kiểm tra các nút đóng, dấu thuế, mã lô, bao bì và bất thường về giá. Sử dụng công cụ xác thực của chủ sở hữu thương hiệu nếu có. Điều tra các đề nghị không phù hợp với điều kiện thị trường bình thường.
Đảm bảo kho bãi và vận chuyển an toàn, đối chiếu số lượng và giám sát các hàng trả lại không lý giải được. Rượu giả có thể gây ra rủi ro sức khỏe cấp tính cũng như các vi phạm về thuế và nhãn hiệu.
Chỉ định điều kiện vận chuyển
Xác định nhiệt độ, ánh sáng mặt trời, rung động, hướng, xếp chồng, độ sạch sẽ và an ninh. Rượu vang và một số loại bia có thể bị hư hại do nhiệt hoặc đóng băng ngay cả khi bao bì vẫn nguyên vẹn. Lên kế hoạch các tuyến đường theo mùa và các thời gian chậm trễ.
Sử dụng tải niêm phong và hồ sơ lưu trữ cho các lô hàng có rủi ro cao hơn. Thiết lập tiêu chí chấp nhận và bằng chứng cần thiết cho các yêu cầu bồi thường. Kiểm tra container trước khi xếp hàng và ngay khi đến nơi.
Thiết kế kho lưu trữ tuân thủ
Tách biệt theo tình trạng thuế, quyền sở hữu, loại sản phẩm, chất gây dị ứng, hàng bị hư hỏng và hàng trả lại. Duy trì nhiệt độ, kiểm soát côn trùng, bảo vệ chống cháy và truy cập an toàn. Đảm bảo hồ sơ hàng tồn kho đối chiếu với số lượng vật lý và hệ thống chính thức.
Chỉ những cơ sở được ủy quyền mới được thực hiện các hoạt động có quy định. Ngăn chặn việc đóng gói lại hoặc dán nhãn không chính thức. Thiết lập kiểm soát cho mẫu, hàng bị hư hỏng, thử nếm và mua hàng của nhân viên.
Lập kế hoạch cung cấp bán lẻ có trách nhiệm
Xác minh giấy phép cơ sở, giờ hoạt động được phép, các loại sản phẩm, điều kiện trưng bày và giao hàng. WHO xác định các hạn chế về khả năng thương mại, độ tuổi mua tối thiểu và mật độ điểm bán như các biện pháp để giảm tác hại của rượu.
Xây dựng giới hạn pháp lý vào nhân sự, quầy thu ngân, trang web và hệ thống giao hàng. Mục tiêu kinh doanh không được khuyến khích vượt qua kiểm tra độ tuổi hoặc bán ngoài điều kiện được phép.
Thực thi xác minh độ tuổi
Xác định loại giấy tờ tùy thân chấp nhận, ngưỡng thách thức, từ chối, phản ứng khi mua thay và quy trình bàn giao khi giao hàng. Đào tạo nhân viên với các tình huống thực tế và bảo vệ họ khi từ chối bán. Ghi lại các trường hợp từ chối khi được phép.
Chỉ khai báo tuổi trực tuyến có thể không đủ. Phối hợp xác minh đơn hàng, thanh toán và giao hàng theo yêu cầu của địa phương. Không bao giờ để hàng hóa bị hạn chế không người trông coi để thu gom.
Kiểm soát tiếp thị và khuyến mãi
Xem xét đối tượng, vị trí, tuyên bố, tài trợ, giảm giá và nhắm mục tiêu kỹ thuật số theo quy định áp dụng. Tránh nội dung hoặc bao bì thu hút quá mức trẻ vị thành niên. Lưu giữ hồ sơ phê duyệt và hướng dẫn cho người ảnh hưởng.
Tách thông tin sản phẩm thực tế khỏi các tuyên bố về sức khỏe hoặc hiệu suất. TTB tuyên bố rằng các quy định về nhãn mác và quảng cáo ở Mỹ nhằm cung cấp thông tin đầy đủ cho người tiêu dùng và ngăn chặn việc trình bày gây hiểu lầm; các cơ quan khác áp dụng tiêu chuẩn riêng của họ.
Chuẩn bị các hợp đồng nhà cung cấp tương đương
Chỉ định sản phẩm, lô hàng, incoterms, tình trạng thuế, tài liệu, thời gian dẫn, hạn sử dụng, chất lượng, nhãn và quyền từ chối. Phân bổ chi phí thay đổi quy định, thu hồi, hàng giả và hủy bỏ. Bao gồm quyền kiểm toán và truy xuất nguồn gốc.
Không chấp nhận các điều khoản thay thế mơ hồ. Các năm sản xuất, kích thước bao bì hoặc công thức thay thế có thể yêu cầu phê duyệt thuế quan, nhãn và khách hàng mới.
Kiểm tra nhận và phát hành
So khớp con dấu, phương tiện, pallet, thùng, chai, lô và tài liệu với hồ sơ mua hàng và thuế tiêu thụ đặc biệt. Kiểm tra rò rỉ, bằng chứng nhiệt độ, nhãn và thời gian sử dụng còn lại. Cách ly các sai lệch trước khi hàng tồn kho trở nên có thể bán được.
Sử dụng lấy mẫu dựa trên rủi ro và lưu giữ bằng chứng. Quyền phóng thích nên tách biệt với áp lực để đáp ứng các đơn hàng ngay lập tức. Đối chiếu các lượng đã chấp nhận trong tất cả các hệ thống.
Duy trì khả năng truy xuất từ đầu đến cuối
Liên kết nhà cung cấp, lô sản xuất, lô nhập khẩu, di chuyển thuế tiêu thụ, vị trí kho và lô hàng đến khách hàng. Kiểm tra xem các kho hàng và khách hàng bị ảnh hưởng có thể được xác định nhanh chóng hay không. Lưu giữ hồ sơ theo quy định trong thời gian yêu cầu.
Theo dõi điện tử không miễn trừ cho dữ liệu gốc không nhất quán. Sử dụng mã sản phẩm và đơn vị đo được kiểm soát. Điều tra các khoản lợi và lỗ không giải thích được.
Chuẩn bị việc rút và thu hồi
Xác định quyền ra quyết định, liên hệ với cơ quan quản lý và chủ sở hữu thương hiệu, thông báo cho khách hàng, khóa kho, trả lại và tiêu hủy. Phân biệt giữa thu hồi thực phẩm an toàn, rút lui theo quy định, chỉnh sửa chất lượng và phản ứng với hàng giả.
Thực hiện các bài kiểm tra truy xuất nguồn gốc định kỳ trên các quốc gia và kênh bán hàng. Tính đến các chai đã bán qua nhà bán lẻ và giao hàng trực tuyến. Ghi lại số lượng đã thu hồi và lộ diện chưa được giải quyết.
Giám sát sự tuân thủ và hiệu suất.
Theo dõi việc gia hạn giấy phép, đóng EMCS, biến động hàng tồn kho, giao hàng bị từ chối, từ chối do tuổi, khiếu nại, thất bại kiểm tra và thu hồi. Kiểm toán các đối tác rủi ro cao và kho hàng bên thứ ba. Điều tra các xu hướng, không chỉ các vi phạm ngưỡng.
Xem xét ma trận quy định bất cứ khi nào sản phẩm, thị trường, cơ sở hoặc mô hình bán hàng thay đổi. Phân phối có trách nhiệm bảo vệ sức khỏe cộng đồng, doanh thu thuế, uy tín thương hiệu và sự liên tục của thương mại hợp pháp.